Sprawozdanie z Walnego Zebrania Sprawozdawczego ROD OLSZANKA 2016
12.04.2016
W dniu 4 kwietnia 2016 roku, w siedzibie Okręgu PZD Gdańsk, odbyło się Walne Zebranie Sprawozdawcze Rodzinnego Ogrodu Działkowego „Olszanka” w Olszance. W spotkaniu uczestniczyło 87 Działkowców.
Każdy członek PZD będący działkowcem w ROD Olszanka, po podpisaniu listy obecności otrzymał plastikową kartę działkowca. Podczas zebrania karta pełniła funkcję mandatu wyborczego, a na terenie ogrodu uprawnia m.in. do połowu ryb w stawie w Olszance II.
Zebranie otworzył Prezes ROD Olszanka Tomasz Płaszko-Tyndzik po czym na przewodniczącego prezydium zarekomendował kandydaturę Pana Dariusza Plebanka. Kandydatura została zaakceptowana przez zebranych.
Po zakończeniu procedur formalnych związanych z wyborem prezydium i komisji oraz po zatwierdzeniu porządku obrad, Zarząd przedstawił sprawozdanie ze swojej z działalności w roku 2015.
Omówione punkty sprawozdania:
• Przedstawienie składu Zarządu i zadań realizowanych przez poszczególne osoby. Prezes we współpracy z Księgową odpowiada za administrację i finanse. Pani Lucyna Kowalewska (Wiceprezes Zarządu) odpowiada za bieżące zarządzanie w Ogrodzie I, wspierana przez Gospodarza – Panią Irenę Rzeszotarską. Pan Jerzy Grzelecki odpowiada za bieżące zarządzanie w Ogrodzie II. Pozostali członkowie Zarządu realizują wsparcie merytoryczne bieżących projektów.
• Omówienie wyniku windykacji należności. Zaległości na dzień 31.03.2016 wynoszą 1096,96 zł co stanowi ok. 2% planowanych wpływów w roku 2015.
• W 2015 roku sześć działek zmieniło swoich właścicieli, a do Polskiego Związku Działkowców przystąpiło 10 nowych członków.
• Wynik finansowy w roku 2015 wyniósł 31 476,69 PLN i w całości został przekazany na Fundusz Rozwoju ROD Olszanka.
• Priorytetem Zarządu oraz dużym sukcesem w roku 2015 było uprzątnięcie i przeorganizowanie obszaru segregacji śmieci w Olszanka II. Wynik ten został uzyskany poprzez:
– wytyczenie miejsc segregacji odpadów wraz ze stworzeniem dedykowanego miejsca na „nadgabaryty”,
– uchwalenie Regulaminu Porządkowego,
– umieszczenie znaków informacyjnych,
– opracowanie i opublikowanie „Planu Obszaru Segregacji”,
– dostosowanie wywozu i utylizacji śmieci do potrzeb ogrodu.
• Polepszenie komunikacji z działkowcami dzięki uruchomieniu w kwietniu 2015 roku adresu mailowego: rod.olszanka@gmail.com. Do końca marca 2016 roku odebrano 653, a wysłano 478 wiadomości,.
• Wprowadzenie szkolenia orientacyjnego dla nowych działkowców. Celem szkolenia jest zapoznanie nowych działkowców z zasadami porządkowymi obowiązującymi w ROD Olszanka. Szkolenie takie przeprowadzić może każdy z członków Zarządu.
• Wprowadzenie nowej organizacji ochrony ROD Olszanka w celu poprawy bezpieczeństwa działek w okresie zimowym. Nowy model ochrony opiera się na 11 punktach kontrolnych i oprogramowaniu nadzoru. W okresie od 15 listopada 2015 do 31 marca 2016 zatrudniono dozorcę i wyposażono go w rejestrator zdarzeń. Zarząd w cyklach dwutygodniowych kontrolował rzetelność pracy dozorcy. Model dozoru okazał się skuteczny, gdyż w sezonie zimowym 2015/2016 nie zostały zgłoszone żadne kradzieże. Prezes Zarządu podkreślił, że powyższy pomysł był inicjatywą działkowca, który zaproponował Zarządowi konkretne rozwiązanie. Zachęcił również pozostałych działkowców do podobnych inicjatyw.
Po odczytaniu Sprawozdania Komisji Rewizyjnej i pozytywnej ocenie przez ten organ działalności Zarządu i Sprawozdania Finansowego za tok 2015, Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, Pan Jerzy Bobowik zarekomendował przyjęcie Sprawozdania Zarządu za rok 2015.
Następnie Zarząd przedstawił Plan Pracy na rok 2016:
• W zakresie segregacji odpadów i utrzymania czystości, w ogrodzie Olszanka I zaplanowano budowę miejsca segregacji odpadów, umieszczenie kontenerów na odpady „suche” oraz dzwony na śmieci segregowane (tj. plastik, szkło, puszki aluminiowe). Śmieci tzw. „mokre” mają być składowane na indywidualnych kompostnikach.
• W ogrodzie Olszanka II zakłada się wprowadzenie dodatkowej segregacji śmieci z podziałem na szkło, plastik oraz puszki.
• Zaplanowano również podpisanie umowy z firmą, która będzie odpowiedzialna za utrzymanie wspólnych terenów zielonych oraz porządku w obszarze segregacji odpadów. Zarząd zwrócił się do zgromadzonych z prośbą o zgłaszanie zainteresowanych Działkowców lub o polecanie firm lub osób mogących świadczyć odpłatnie takie usługi.
• Dalsze wzmacnianie komunikacji z Działkowcami poprzez uruchomienie strony internetowej ROD Olszanka – www.rodolszanka.pl . Na stronie zamieszczane będą najważniejsze, informacje dotyczące ogrodu. Dostępna będzie również sekcja ogłoszeń dla działkowców. Planowane jest także ustawienie tablic ogłoszeń na terenie ogrodów.
• Ochrona działek w okresie zimowym 2016/2017 będzie kontynuacją modelu dozoru wprowadzonego w minionym sezonie.
• W ramach poprawy bezpieczeństwa na alejkach ogrodowych, umieszczone zostaną znaki drogowe: ograniczenie prędkości do 20 km/h oraz „strefa zamieszkania”. Zarząd przypomina, że bezwzględne pierwszeństwo na alejkach ogrodowych maja piesi.
• Ze względu na kilkuletni projekt modernizacji sieci energetycznej w ROD Olszanka, w okresie od 29 kwietnia do 03 lipca br. zostanie przeprowadzona inwentaryzacja indywidualnych liczników. Spisu dokonają osoby, które uzyskają imienne upoważnienie Zarządu ROD. Osobą wyznaczoną do nadzoru projektu jest Pan Mirosław Jankowski.
• Zaplanowano również przeprowadzenie inwentaryzacji infrastruktury p.poż. na ternie obu ogrodów.
• W roku 2016 Zarząd ROD Olszanka zaplanował następujące remonty:
– umocnienie nawierzchni alejki nr 4 w ogrodzie Olszanka I,
– oczyszczenie kanału odprowadzającego wodę ze stawu w ogrodzie Olszance II wraz z umocnieniem przepustu pod alejką nr 4. Prezes przypomniał, że zgodnie z § 67 Regulaminu ROD użytkownicy działek, przez które przechodzi lub z którymi graniczy w/w kanał są zobowiązani do utrzymywania jego drożności.
• Za kluczową inwestycję na rok 2016 Zarząd uznał budowę obszarów rekreacyjnych na obu ogrodach, wynikającą z potrzeby zorganizowania bezpiecznego miejsca wspólnych zabaw i wypoczynku dla najmłodszych, integracji działkowców i ich rodzin oraz dbanie o dobrą kondycję fizyczną członków ROD Olszanka.
Jako miejsce inwestycji wybrano tereny hydroforni w ogrodzie Olszanka I oraz „lotnisko” w Olszanka II. Finansowanie inwestycji odbędzie się z Funduszu Rozwoju ROD Olszanka oraz dotacji z PZD. Szacowany koszt inwestycji to 84 900 PLN.
Kolejnym punktem zebrania była prezentacja opłat na 2016 rok. Ich wysokość, sposób regulowania, wraz z numerem konta można znaleźć tutaj. Najważniejsze zmiany obejmują przede wszystkim:
– likwidację opłaty za połów ryb w jeziorku na terenie ogrodu Olszanka II (ten przywilej zarezerwowany jest dla wszystkich Działkowców ROD Olszanka; weryfikacja uprawnienia będzie odbywała się poprzez okazanie „Karty Działkowca”),
– likwidacja funduszu remontowego i czynu społecznego,
– ustalenie opłaty ogrodowej liczonej od metra kwadratowego na poziomie 0,41 zł/m2,
– wprowadzenie partycypacji finansowej w wysokości 30 zł od działki – płatne u Gospodarza, na konto ROD lub z możliwością odpracowania przy zaplanowanych inwestycjach w wymiarze sześciu godzin (opłata spełnia wymogi nowej Ustawy o ROD z 2013 roku i zastępuję dotychczasowy czyn społeczny)
– opłata za wywóz śmieciami dla ogrodu Olszanka I (w związku z budową miejsca składowania odpadów i udostępnieni go do użytku w czerwcu 2016 opłata dla Olszanka I będzie obniżona do kwoty 70 zł od działki).
Prezes Zarządu przypomniał o obowiązku terminowego regulowania opłat do 31.05.2016 roku. Prezes zasugerował również, utrzymanie dobrego zwyczaju regulowania płatności za prąd na podstawie indywidualnych odczytów działkowców raz na dwa miesiące. Odpowiada to cyklowi rozliczania się z dostawcą energii elektrycznej.
Opłata za zakręcenie hydroforni pozostała bez zmian na poziomie 100 zł, aczkolwiek Prezes Zarządu podkreślił, że w przyszłym roku opłata ta ulegnie drastycznej podwyżce. Pomimo, że instalacja wodna ułożona została przeszło 30 lat temu, nadal nie wszyscy działkowcy zainstalowali zawory odcinające prywatną infrastrukturę działkową od głównej magistrali. Przy każdorazowej naprawie instalacji wodnej na takiej działce wymagane jest odcinanie wody wszystkim działkowcom danego ogrodu!!!
Następnie Prezes Zarządu przedstawił szczegółowy Preliminarz Finansowy z prognozowanymi przychodami i kosztami na rok 2016.
Kolejnym punktem Walnego Zebrania, była dyskusja, podczas której poruszono następujące tematy:
• Niekorzystny wpływ na pojazdy niektórych działkowców tzw. „garbów wklęsłych”, wykonanych w latach poprzednich w celu uspokojenia ruchu. Pomimo corocznego podejmowania tematu na Walnych Zebraniach i trudności realizacji technicznej „garbów” spełniających wszystkie oczekiwania przy uwzględnieniu specyfikacji działek i rozsądnego podejścia budżetowego, do dnia dzisiejszego nie udało się wypracować kompromisu.
Celem Zarządu jest bezpieczeństwo działkowców oraz utrzymanie bezwzględnego pierwszeństwa pieszych na alejkach ogrodowych. W celu zapewnienia obsługi technicznej działek po alejkach poruszają się samochody ciężarowe, co uniemożliwia budowę „lekkich garbów” lub szykan.
Zarząd zasugerował, żeby zawiązała się grupa projektowa (analogicznie jak przy projekcie „Budowy terenów rekreacyjnych”), która przedstawi Zarządowi konkretne rozwiązanie tej kwestii.
• Ograniczony dostęp do informacji o terminie włączania i wyłączania wody w ogrodzie Olszanka II. Brak takiej informacji i nienależyte zabezpieczenie instalacji wodnej na terenie działki spowodował szkody majątkowe na jednej z działek. Działkowiec wnioskował o skuteczniejszą informację oraz ustalenie terminów włączania i wyłączania wody.
W odpowiedzi Zarząd przypomniał o wymogu posiadania zaworu odcinającego instalację wodną od centralnej magistrali, wymogu jego zamykania na zimę oraz o aktualizacji swoich danych kontaktowych. Na początku sezonu 2016 po uruchomieniu hydroforni woda ciekła na dwóch działkach. Z jednym właścicielem nie udało się skutecznie skontaktować przez ponad tydzień, co wymagało osobistej wizyty Prezesa Zarządu w miejscu zamieszkania Działkowca.
Zarząd ustali sposoby informowania o terminach otwierania i zamykania wody na terenie ogrodów. Przydatnym kanałem kontaktu, może okazać się uruchomiona w tym roku strona internetowa ROD Olszanka.
• Brak nazw alejek na terenie obu ogrodów. Obecne nazwy to Alejka 1, Alejka 2 itp. Osoby zainteresowane przeprowadzeniem takiego projektu proszone są o kontakt z Zarządem.
Kolejnym elementem Walnego Zebrania było głosowanie uchwał. Wszystkie projekty uchwał przygotowane przez Zarząd zostały uchwalone zdecydowaną większością głosów.
Nowym punktem na Walnym Zebraniu Sprawozdawczym, było wręczenie odznak PZD wyróżniającej się grupie działkowców. Wręczenia odznaczeń dokonała Pani Henryka Miotke, przedstawiciel Okręgowego Zarządu PZD w Gdańsku.
Srebrną Odznaką PZD za długoletnią społeczną pracę na rzecz ogrodów jako Przewodniczący Komisji Rozjemczej otrzymał Pan Jerzy Markiewicz.
Osobami wyróżnionymi Odznaką Brązową PZD zostali: Lucyna Kowalewska, Irena Rzeszotarska, Jerzy Bobowik, Mieczysław Czewrzyk, Jerzy Grzelecki, Zbigniew Hancewicz i Mirosław Jankowski.
Wszystkim serdecznie gratulujemy i dziękujemy za ciężką pracę.
Podsumowując zebranie, Prezes ROD Olszanka podziękował uczestnikom za udział w spotkaniu oraz zachęcił wszystkich do komunikowania się z Zarządem poprzez adres e-mail rod.olszanka@gmail.com oraz do regularnych wizyt na stronie www.rodolszanka.pl .
Protokolant Walnego Zebrania Sprawozdawczego ROD Olszanka.
Anna Płaszko-Tyndzik